ภาระงานของหน่วยพิธีการและกิจกรรมพิเศษ

 

๑. ภาระงานหลัก

งานพิธีการ คือ การดำเนินการในงานพิธี กิจกรรมเทิดพระเกียรติต่างๆ ตลอดจนกิจกรรมที่ได้รับมอบหมายโดยหน่วยพิธีการมีหน้าที่รับผิดชอบตั้งแต่ขั้นตอนการเตรียมงาน ขั้นตอนการดำเนินพิธีหรือกิจกรรม และขั้นตอนการสรุปหลังเสร็จพิธีหรือกิจกรรม โดยปฏิบัติตามแผนกิจกรรมประจำปีของคณะฯ ให้ถูกต้องตามธรรมเนียมประเพณีนิยม เพื่อสืบสานและทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม ขนบธรรมเนียมประเพณีอันดีงาม ตลอดจนเทิดทูนระบบชาติ ศาสนา พระมหากษัตริย์

 

๑.๑ จัดงานพิธีเพื่อถวายสักการะในโอกาสต่างๆ ของคณะ

มีหน้าที่รับผิดชอบหลักตั้งแต่ขั้นตอนการเตรียมงานตกแต่งสถานที่ จัดนิทรรศการเฉลิมพระเกียรติ จัดโต๊ะหมู่ตลอดจนเครื่องถวายสักการะ จัดเตรียมและตกแต่งโต๊ะลงนามถวายพระพร ดำเนินการและดูแลความเรียบร้อยตลอดพิธีถวายสักการะ บันทึกภาพตลอดงาน และขั้นตอนการสรุปงาน ตลอดจนการจัดทำเอกสารต่างๆ  ที่เกี่ยวข้องในงานพิธีนั้นๆ เช่น เอกสารด้านเชิญชวนผู้เข้าร่วมพิธี เอกสารด้านการเงิน เอกสารขอความอนุเคราะห์ต่างๆ จัดทำสื่อทางภาพและเสียงเพื่อประกอบงานในพิธีต่างๆ และทำแบบประเมินพิธีเพื่อนำมาสรุปกิจกรรมแต่ละครั้ง และเก็บไว้เป็นฐานข้อมูลต่อไป โดยมีพิธีสำคัญที่จัดในแต่ละปี ดังต่อไปนี้

– พิธีลงนามถวายพระพรชัยมงคล สมเด็จพระกนิษฐาธิราชเจ้า กรมสมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี

– พิธีลงนามถวายพระพรชัยมงคล สมเด็จพระนางเจ้าสุทิดา พัชรสุธาพิมลลักษณ พระบรมราชินี

– พิธีลงนามถวายพระพรชัยมงคล พระบาทสมเด็จพระวชิรเกล้าเจ้าอยู่หัว

– พิธีลงนามถวายพระพรชัยมงคล สมเด็จพระนางเจ้าสิริกิติ์ พระบรมราชินีนาถ พระบรมราชชนนี พันปีหลวง

– พิธีถวายราชสักการะพระฉายาลักษณ์ สมเด็จพระศรีนครินทราบรมราชชนนี

– พิธีน้อมรำลึกในพระมหากรุณาธิคุณ พระบาทสมเด็จพระบรมชนกาธิเบศร มหาภูมิพลอดุลยเดช มหาราช บรมนาถบพิตร

จัดเตรียมพานพุ่ม พวงมาลา ตลอดจนเข้าร่วมพิธี และเชิญชวนบุคลากรของคณะเข้าร่วมพิธีต่างๆ ดังนี้

– พิธีวางพานพุ่มถวายสักการะพระราชบิดา เนื่องในวันพระราชทานนาม

– พิธีวางพวงมาลาถวายสักการะพระราชบิดา เนื่องในวันมหิดล

 

๑.๒ จัดงานพิธีทางศาสนาในโอกาสสำคัญต่างๆ ของคณะ

มีหน้าที่รับผิดชอบหลักตั้งแต่ขั้นตอนการเตรียมงานตกแต่งสถานที่บริเวณพิธี และติดต่อประสานงานนิมนต์พระสงฆ์ จัดเตรียมอุปกรณ์ที่เกี่ยวกับศาสนพิธีกรรมทั้งหมด ดำเนินการและดูแลความเรียบร้อยตลอดพิธี ศาสนพิธีกรรมทั้งหมด ตลอดจนการจัดทำเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในงานพิธีนั้นๆ เช่น เอกสารด้านเชิญชวนผู้เข้าร่วมพิธี เอกสารด้านการเงิน เอกสารขอความอนุเคราะห์ต่างๆ จัดทำสื่อทางภาพและเสียงเพื่อประกอบงานในพิธีต่างๆ และทำแบบประเมินพิธีเพื่อนำมาสรุปกิจกรรมแต่ละครั้ง และเก็บไว้เป็นฐานข้อมูลต่อไป โดยมีพิธีสำคัญที่จัดในแต่ละปีดังนี้

– พิธีทำบุญครบรอบวันคล้ายวันสถาปนา คณะทันตแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล

– พิธีบำเพ็ญกุศลอุทิศเพื่อน้อมรำลึกถึง ศาสตราจารย์เกียรติคุณ ทพ. อิศระ ยุกตะนันทน์

– พิธีบำเพ็ญกุศล และทำบุญตักบาตรข้าวสารอาหารแห้ง เพื่อถวายเป็นพระราชกุศล เนื่องในวันคล้ายวันสวรรคต พระบาทสมเด็จพระบรมชนกาธิเบศร มหาภูมิพลอดุลยเดชมหาราช บรมนาถบพิตร

– พิธีทำบุญตักบาตรข้าวสารอาหารแห้ง เนื่องในโอกาสส่งท้ายปีเก่าต้อนรับปีใหม่

– งานพิธีกรรมต่างๆ เช่น บวงสรวงศาลพระภูมิในพิธีสำคัญ

 

๒. ภาระงานสนับสนุน

          การจัดเลี้ยงรับรองต่างๆ งานที่จัดขึ้นเพื่อเลี้ยงรับรองด้วยวัตถุประสงค์ ที่แตกต่างกันไป คือ การจัดงานเลี้ยงรับรอง งานสังสรรค์ สันทนาการต่างๆ โดยมีเป้าหมายที่จะจัดงานเลี้ยงนั้นให้เกิดความประทับใจแก่แขกที่ได้รับเชิญมา หรือผู้เข้าร่วมงาน จึงต้องคํานึงและเอาใจใส่ในรายละเอียดการจัดงาน นับตั้งแต่ผู้เชิญเข้าร่วมงาน การกําหนดวัน  เวลา สถานที่ รูปแบบการต้อนรับ รูปแบบการจัดเลี้ยง ประเภทของอาหาร จนกระทั่งจบงานเลี้ยง ทั้งนี้มุ่งเน้นให้เกิดความประทับใจกับผู้เข้าร่วมงาน

 

๒.๑ การจัดเลี้ยงรับรองสำหรับงานประชุม หรืองานเลี้ยงรับรองระดับคณะ

มีหน้าที่รับผิดชอบหลักตั้งแต่คิดรูปแบบในการจัดเลี้ยงรับรองให้เหมาะสมกับประเภทงาน การจัดเตรียมและตกแต่งสถานที่ จัดเตรียมอุปกรณ์ต่างๆสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม การเลือกประเภทของอาหารให้เหมาะกับงานเลี้ยง ตลอดจนการบริการและดูแลความเรียบร้อยของแขกตลอดทั้งงาน ตลอดจนการจัดทำเอกสารต่างๆที่เกี่ยวข้องในงานจัดเลี้ยงเพื่อจัดทำข้อมูลนำมาสรุปกิจกรรมแต่ละครั้งเก็บไว้เป็นฐานข้อมูลต่อไป และจัดทำเอกสารการเงินที่เกี่ยวข้องกับการจัดเลี้ยงรับรองของแต่ละงาน จัดทำอนุมัติในหลักการ อนุมัติยืมเงิน และรวบรวมบิลค่าใช้จ่าย เพื่อส่งเบิกงานคลังหลังจากเสร็จสิ้นงาน โดยมุ่งเน้นการจัดเลี้ยงที่มีกาลเทศะ มีความเหมาะสมราคาสมเหตุสมผล และเกิดความประทับใจกับผู้เข้าร่วมงาน โดยงานเลี้ยงสำคัญที่จัดในแต่ละปีมีดังนี้

  • จัดเลี้ยงรับรองผู้บริหารการประชุมคณบดี สำนักงานอธิการบดี ม.มหิดล ศาลายา (คณะทันตแพทยศาสตร์ เป็นเจ้าภาพ) (แบบพิเศษ ประกอบด้วยอาหารว่างเช้า และอาหารกลางวัน)
  • จัดเลี้ยงรับรองผู้บริหารงาน การเยี่ยมเยือนส่วนงานของคณะผู้บริหาร มหาวิทยาลัยมหิดล (MU-visit) (แบบพิเศษ ประกอบด้วยอาหารว่าง และอาหารกลางวัน)
  • จัดเลี้ยงรับรองการจัดทำข้อตกลงการปฏิบัติงานของคณะทันตแพทยศาสตร์ (PA) (แบบพิเศษ ประกอบด้วยอาหารว่าง และอาหารกลางวัน)
  • จัดเลี้ยงรับรองงานสถาปนาคณะ (อาหารว่างเช้า แบบ Box Set)
  • จัดงานเลี้ยงรับรองงานเกษียณอายุงาน (จัดในรูปแบบงานเลี้ยงอาหารกลางวันแบบบุฟเฟ่ต์ และอาหารว่างช่วงบ่าย)
  • การรับประเมินคุณภาพการศึกษา (สมศ.) (แบบพิเศษ โดยมีอาหารว่างเช้า และอาหารกลางวัน และอาหารเย็นแบบกล่องนำกลับ)
  • จัดเลี้ยงรับรองคณะกรรมการตรวจเยี่ยมเพื่อประเมินคุณภาพโรงพยาบาล (HA) (แบบพิเศษ โดยมีอาหารว่างเช้า และอาหารกลางวัน และอาหารเย็นแบบกล่องนำกลับ)
  • การเยี่ยมสำรวจตามระบบคุณภาพมหาวิทยาลัยมหิดล (แบบพิเศษ ประกอบด้วยอาหารว่าง และอาหารกลางวัน)
  • จัดเลี้ยงรับรองคณะกรรมการตรวจประเมินคุณภาพการศึกษาระดับหลักสูตร ตามเกณฑ์ (AUN-QA) (แบบพิเศษ โดยมีอาหารว่างเช้า และอาหารกลางวัน และอาหารเย็นแบบกล่องนำกลับ)
  • งานวันทันตสาธารณสุข (จัดเลี้ยงอาสาสมัครทั้งคณะ จำนวน ๑,๒๐๐ คนโดยประมาณ โดยจัดในรูปแบบอาหารกล่องประกอบด้วย อาหารว่างเช้า อาหารกลางวัน อาหารว่างบ่าย พร้อมเครื่องดื่ม)
  • งานประชุมคณะกรรมการประจำคณะฯ ประจำเดือน (ประกอบด้วยอาหารว่างเช้า และอาหารกลางวันแบบบุฟเฟ่ต์และ Box Set)

 

๒.๒ การจัดเครื่องดื่มส่วนกลางของคณะ

มีหน้าที่รับผิดชอบหลักในการจัดเตรียมอุปกรณ์ และปรุงเครื่องดื่มส่วนกลางของคณะฯ  สำหรับให้บริการงานประชุมส่วนกลางของคณะ พร้อมทั้งดูแลจัดเตรียมทําความสะอาดวัสดุอุปกรณ์ต่างๆ ที่ใช้สำหรับจัดเลี้ยง ตลอดจนห้องเตรียมงานให้มีความสะอาดถูกสุขลักษณะ จัดทำฐานข้อมูลทะเบียนคลังวัสดุอุปกรณ์ โดยมีการวางแผนคำนวณการจัดซื้อวัตถุดิบรวมถึงวัสดุต่างๆที่เกี่ยวข้อง และจัดทำเอกสารการเงินที่เกี่ยวข้องกับการจัดเลี้ยงส่วนกลางประจำทุกเดือนประกอบด้วย อนุมัติในหลักการ อนุมัติยืมเงิน และรวบรวมบิลค่าใช้จ่ายเพื่อส่งเบิกงานคลังหลังจากเสร็จสิ้นงาน